5 estrategias para minimizar las distracciones y maximizar la productividad.

Por Camille Preston (Fundadora y CEO, AIM Leadership)

Publicado: ellas2.org

En esta era digital, estamos siempre activas y conectadas. Siempre hay una docena de peticiones en una docena de direcciones diferentes. Estamos sobreconectadas y está cambiando lo que hacemos, cómo lo hacemos, cómo pensamos, y cuán efectivas somos. Los dueños de negocios están en un riesgo aún mayor de estar sobreconectados. Tenemos el trabajo de llevar el negocio, además de las demandas adicionales de ser sensible a los clientes, socios y empleados. Tenemos que hacer que todos tengan lo que necesitan, y esto viene a menudo a costa de sobrecargarnos nosotras mismas.

 

Desafortunadamente, la sobrecarga en la vida y en el trabajo disminuye nuestra productividad, paraliza nuestra inteligencia a corto plazo y afecta a nuestra capacidad de retener el conocimiento a largo plazo. Sí, el efecto dominó de toda esa tecnología no sólo te distrae, te atonta. Sin duda, te está haciendo menos eficiente. Y ese es un problema costoso.

Con base en estimaciones conservadoras de mi libro, Rewired: How to Work Smarter, Live Better, and Be Purposefully Productive in an Overwired World, dos malos hábitos provocados por el uso excesivo de la tecnología te pueden estar costando más del 48% de tu sueldo cada año.

¿Los culpables? Las interrupciones y la multitarea. Los estudios muestran una y otra vez que las distracciones cuestan mucho dinero (más de 700 mil millones de dólares al año en ingresos perdidos para las empresas estadounidenses solamente). Pero no tenemos que vivir y trabajar sobreconectadas. Podemos romper el ciclo de la distracción.

A continuación, presento cinco estrategias simples para reducir al mínimo las distracciones, maximizar la productividad y recablearte para obtener mejores resultados.

#1 – Rompe con la adicción email

El correo electrónico es un interruptor dominante y está en el corazón de la multitarea. Todas hemos sentido la presión del correo electrónico: tantos mensajes y tan poco tiempo, y proyectos tan importantes que exigen nuestra atención. ¿Por qué nos engancha el correo electrónico? Bueno, estamos neurológicamente conectados para buscar la novedad, y siempre hay algo “nuevo” en nuestra bandeja de entrada. También estamos conectados para buscar la conexiones, así que el email se ajusta muy bien a este mandato neurológico. Sólo que es insidioso.

He aquí cómo te puedes liberar a ti misma (y otras) de la tiranía del email:

  • Aclarar las expectativas: ¿Qué es un tiempo de respuesta adecuado para el correo electrónico? ¿Es una hora? ¿Un día? ¿Quién debe ser puesto en copia, y en qué casos? Un poco de claridad te liberará a ti y a tus colegas.
  • Busca soluciones, no bandejas de entrada vacías: Muy a menudo el impulso de responder emails eclipsa nuestro compromiso de responder al problema en cuestión. ¿Quién debe participar? ¿Cuál es la forma ideal de comunicarse? ¿Es más fácil y más productivo que llamar?
  • Programa bloques regulares, finitos de tiempo para el correo electrónico: Deja de revisar tu correo electrónico cada cinco minutos, o cada vez que aparece el pequeño icono rojo. En lugar de eso, programa el tiempo para revisar tu correo electrónico. Reserva quizás 15 minutos, una vez cada hora o así. Apagas las alertas y tratar de cerrar tu programa de correo electrónico.

#2 – Limita tus gadgets

Todas amamos a nuestros gadgets, pero ¿realmente necesitas tantos? La mayoría de nosotras tenemos un ordenador de sobremesa, un portátil, un iPad, un iPod, Blackberry y/o un iPhone, todo a la vez. Es demasiado. Utiliza únicamente lo que necesites, cuando lo necesites. Si es posible:

  • Limítate a dos máquinas a la vez, un teléfono y cualquier máquina con la que vayas a trabajar.
  • Apaga los otros dispositivos o tíralos a la basura.
  • Trata de limitar todas las llamadas a un número, así no tendrás que responder a dos teléfonos.

#3 – Utiliza la tecnología en tu favor

La tecnología puede habernos conducido a la distracción, pero es importante recordar que también es absolutamente maravillosa y que la podemos utilizar para nuestro beneficio. Utiliza la tecnología, ¡en lugar de dejar que te use ella a ti!

Por ejemplo:

  • Utiliza el filtro de spam juiciosamente: ¿No es agradable tener una bandeja de entrada más despejada? ¿Y todas esas listas y promociones? Tómate tiempo para desuscribirte de todo lo innecesario. Mejor aún, no te vuelvas a suscribir.
  • Deja que las llamadas vayan al buzón de voz: A menos que se trate de algo crítico, deja que la llamada vaya al buzón de voz. Devuelve la llamada en algún momento en el que no estés centrada en un proyecto.
  • Utiliza el desvío de llamadas: Esto te ayudará a limitar el número de teléfonos a los que tienes que atender.

#4 – Evita el agotamiento mental

Todas hemos tenido esos días en los que parece que no haces “nada” excepto estar sentada delante de un ordenador, y sin embargo, te sientes agotada al final del día. ¿Por qué es esto? ¿Cómo podemos estar tan agotadas?

Se debe a que la parte pensante del cerebro, la corteza prefrontal, sólo puede concentrarse con intensidad durante 90 minutos. Después de eso, la atención decae, se desploma la eficacia y los recursos preciosos se pierden. Cuando estamos cansadas​​, estamos más susceptibles a interrupciones. Así que no dejes que llegue el agotamiento mental.

Así es cómo puedes evitarlo:

  • Cambia tu estado: Programa descansos regulares para cambiar tu estado mental, emocional y físico. Levántate y sal del escritorio, deja atrás todas las pantallas. Ve a dar un paseo fuera. Estírate. Tan sólo haz algo diferente. Esto permite que el cerebro se refresque. También es una gran manera de mejorar tu enfoque.
  • Optimiza tus descansos: La meditación tiene un profundo impacto en la salud del cerebro. Las siestas son quizás la más sencilla y potente estrategia. 15 minutos en posición horizontal alivian el estrés de tu cuerpo y refrescan la mente. Si es posible, tómate una siesta. Confía en mí, espacios de trabajo innovadores como Zappos y YouTube son muy conscientes de los beneficios empresariales de la siesta. Cultivan esto con habitaciones preparadas para la siestas.

#5 – Hazte productiva a propósito

Parte del reto de vivir sobreconectada es que estamos siempre activas y siempre trabajando. Al menos esa es la forma en la que nos sentimos. A pesar de que estemos físicamente en casa con nuestras familias, todavía estamos en la oficina en nuestra mente. Cuando nunca desconectamos, no sólo decepcionamos a nuestros seres queridos, sino que nunca descansamos. Es como empezar el día siguiente con sólo la mitad del depósito de gasolina.

La clave es llegar a ser productiva a propósito, cerrando tu jornada laboral.

Reserva 15 minutos al final del día para:

  • Resumir los proyectos pendientes en una sola lista: Más tecnología significa más información, lo que puede conllevar más distracciones. Anota el resultado deseado para cada elemento.
  • Eliminar y delegar: ¿Qué no es esencial? ¿Qué se puede eliminar? ¿Qué se puede delegar? ¿A qué puedo decir que no?
  • Priorizar y planear: Esto significa mirar el calendario, revisar los compromisos, evaluar las prioridades y luego planificar los proyectos en intervalos de 90 minutos.
  • Prepararte: ¿Qué se necesita para asegurar el éxito de mañana? ¿Qué es lo que tienes que hacer, traer, leer, etc, para optimizar tus compromisos?

Pasar tiempo al final del día pensando en los próximos proyectos, las prioridades y las reuniones te ayudará a organizarte para el día siguiente, y te ayudará a minimizar las distracciones que pueden fácilmente descarrilar tu productividad. Además, no te distraerás por la noche.

Con algunas estrategias y un poco de disciplina, puedes aprender a trabajar más inteligentemente, ser más productiva y vivir más felizmente. La clave está en identificar las distracciones, tomar medidas para reducirlas al mínimo y ser proactiva en mantener tu cerebro y tu cuerpo lo más saludable posible en nuestro sobreconectado mundo.

Sobre la autora: Camille Preston es la Fundadora y CEO of AIM Leadership, una compañía de coaching y entrenamiento personal enfocada en mejorar la eficiencia personal, de equipos y de organizaciones desarrollando habilidades de liderazgo. Es asesora, conferenciante y mentora de Compass Partners, una organización sin ánimo de lucro que ayuda a   formar a emprendedores responsables. Camille tiene un BA por Williams College y un PhD en psicología por la Universidad de Virginia.

Enlace: http://www.ellas2.org/2012/10/01/5-estrategias-para-minimizar-las-distracciones-y-maximizar-la-productividad/

 

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Publicado el 01/12/2012 en Herramientas. Añade a favoritos el enlace permanente. Deja un comentario.

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